2013. 2. 2. 15:45ㆍ구글강좌
[구글오디오 팟캐스트] 특별한 지메일의 앨리어스 사용법
지메일에서 제공하는 이메일 용량은 10기가로 메일외에 업무용 문서자료, 주요 문서자료들을 저장하기에 충분합니다. 특히 지메일에서 제공하는 앨리어스 기능을 통해 지메일로 오는 각종 메일들을 백업할 수 있으며 나아가 쉽게 검색할 수 있어 업무에 매우 필요한 기술입니다.
앨리어스기능을 이용하면 업무나 일의 종류의 따라 메일을 만들지 않고도 지메일 계정으로 다양한 업무용 메일을 만들어 사용하면서도 쉽게 빠르게 그리고 효과적으로 메일업무을 처리할 수 있습니다.
본 강좌에서는 앨리어스 사용법에 대해 살펴보도록 하겠습니다.
1. 메일과 백업용 자료을 분류하기 전 규칙을 정해야 합니다.
단일 계정에서 지메일 백업기술을 사용하면 메일과 데이터가 혼합되므로 지메일 백업기술을 적용하기전에 규칙을 정하는 것이 필요로 합니다. 일반 메일과 백업용 데이터를 구분하여 관리할 수 있는 방법중 하나가 앨리어스 기능입니다.
지메일의 앨리어스 메일주소는 사용자 아이디 뒤에 +를 입력하여 메일 주소를 무제한 늘릴수 있는 기능으로 +기호를 이용하여 메일을 보내면 메일은 정상적으로 도착하는데 필터와 라벨을 연결하지 않는 경우에는 받은 편지함에 들어가게 됩니다. 그러나 필터와 라벨을 이용하면 해당 라벨편지함에 메일이 들어가게 됩니다. 이렇게 앨리어스 기능을 활용하면 일반 메일과 백업데이터간의 혼합을 방지할 수 있습니다.
예를들면 일반 메일주소 : mail@leedonghyun.com -> 일반적으로 들어오는 메일들(받은편지함으로)
앨리어스 메일주소 : pastor+memo@leedonghyun.com -> 웹서핑등을 통해 얻어진 정보나 자료들은 받은 편지함이 아닌 해당라벨(예, 백업편지함)에 모두 들어가게 됩니다.
만약 전화번호부나 일정등을 백업받아 지메일에 보관하고자 할 경우, 앨리어스 메일주소을 pastor+backup@leedonghyun.com 주소로 메일을 보내면 지메일의 백업자료실로 전달됩니다. 이를 위해 필터기능과 라벨을 사전에 만들어두면 됩니다. 그러면 pastor+backup@leedonghyun.com 로 온 메일은 받은 편지함이 아닌 백업편지함으로 이동되기 때문에 메일 관리에 효과적입니다.
한 개의 지메일 계정지이지만 2개이상의 메일주소을 사용할 수 있어 자료관리와 편지관리에 효과적으로 대처할 수 있어 직장에서는 업무용메일과 행사용메일, 백업데이타등을 효과적으로 관리을 할 수 있습니다.
2. 필요에 따라 앨리어스 메일을 만듭니다.
자신의 지메일에서 ID+임의의문자@gmail.com으로 메일을 보냅니다. 라벨과 필터링을 사전에 하였다는 전제하에 일반 메일이 도착하면 받은편지함에, 앨리어스 메일은 해당 편지함에 도착한 것을 확인할 수 있습니다.
(1) +를 이용한 앨리어스 기능 사용하기(아이디 +식별문자@gmail.com)
예, pastor+memo@leedonghyun.com
(2) 마침표로 앨리어스 기능 사용하기(아이디.(마침표)문자 및 숫자@gmail.com)
3. 메일제목을 인텍스로 처리합니다.
지메일에 데이터백업시 메일제목이 인텍스처럼 처리해야 하므로 제목과 키워드을 함께 기록하는 것이 좋습니다. 백업자료에 대한 메일제목, 장소, 일시, 고유명사등 구체적인 정보를 포함시키는 것이 중요합니다. 특히 첨부파일이 있는 경우에는 첨부파일의 내용을 알 수 있는 키워드을 포함시켜야 하며 일반적으로 첨부파일이 있는 경우에는 별다른 표시없이 기록하는 경우가 많아 검색시 효과적인 검색이 되지 않으므로 반드시 첨부파일이 있는 경우에는 첨부파일에 대한 키워드을 본문에 넣는 것이 중요합니다.
예를들면 전화번호부을 백업하여 자신의 지메일로 보낼 경우 전화번호부 백업(20120501)이라고 제목을 만들고 첨부파일이름도 동일하게 사용합니다.
4. 업그레이드되는 자료나 문서의 경우에는 날짜을 기록합니다.
세미나자료, 보고서, 사업보고서등을 작성한 경우 유사 파일들이 많이 검색될 수 있으므로 이런 경우을 대비하여 파일명에 날자를 입력하는 습관을 가져야 합니다. 일반적으로 8자리 날짜을 입력하면 파일을 구분하기가 쉬우며 검색시에도 효과적입니다.
스마트처치강좌(20111101), 스마트처치강좌(20111201)
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