필터링을 통해 효과적으로 메일 관리하기

필터링을 통해 효과적으로 메일 관리하기

  

  

1. [이동현의 구글강좌 연재07] 지메일 필터만들기.mp3

    지메일의 가장 큰 특징은 라벨과 필터링입니다. 금번 강좌에서는 필터링에 대한 부분을 통해 수신되는 각종 메일들을 쉽게 분류하고 관리할 수 있는 방법에 대해 배우도록 합니다.

    지메일 필터링을 통해 메일 자동 분류하면 메일업무들을 효과적으로 처리함으로써 메일처리 속도와 관리가 편해 집니다.

  거래처나 친구로부터 메일이 수신되면 보낸 사람, 내용, 제목에 따라 메일이 자동으로 분류할 수 있습니다.  일반적으로 메일이 도착하면 메일의 성격에 따라 라벨을 붙이거나 자신이 처리해야 할 메일이 아닌 경우에는 다른 사람에게 전달하는 등의 일을 별도로 처리해야 하지만 지메일의 필터링을 이용하면 이런 번거로운 일은 더 이상 하지 않아도 됩니다.

필터링을 통해 효과적으로 메일을 관리하려면

1. 지메일 상단 우측에 있는 환경설정을 클릭하고 필터를 선택합니다. 

    새로운 자동분류를 만들기 위해서는 새 필터 만들기를 클릭합니다. 보낸 사람이나 제목, 포함할 검색어등을 메일 분류 조건으로 입력한 후 다음을 클릭합니다.

2. 검색된 메일을 어떻게 처리할 것인지를 지정해야 합니다. 

   검색기준에 맞게 어떻게 처리할 것인지에 대해 설정해야 하는데  보낸 사람별로 필터링할 수 있으며, 메일제목에 의해 구분할 수 도 있습니다. 예를들면 업무일지, 주간보고, 청구서, 교육생등의 라벨을 만든후 자동으로 수신된 메일에 필터을 적용하고자 한다면 제목란에 주간보고, 청구서등을 넣어 두면 됩니다. 필터링 완료후 관련 메일이 도착하면 해당 라벨편지함에 메일이 들어간 것을 확인할 수 있습니다.

3. 필터링 세부적으로 셋팅할 수 있습니다.

    메일이 중요성에 따라 별표을 표시하거나 라벨을 바로 적용할 수 있습니다. 또는 특정 메일에 대해 다른 사람에게 전달할 수 있어 업무처리에 매우 효과적입니다. 라벨적용을 클릭하면 내림바가 나오는데  라벨선택에서 해당 라벨을 선택합니다. 첨부 파일이 있는 경우에는 클릭하여 첨부파일만 모아서 확인할 수 있습니다.

 

  필터링 되면 해당 메일은 해당 라벨에 들어갑니다. 해당 라벨을 클릭하면 청구서라는 제목이나 청구서 발송기관의 이메일(기관명)으로 된 메일들이 청구서 필터에 모인 것을 확인할 수 있습니다.