중요메일, 긴급메일을 효과적으로 처리하는 노하우 5가지

중요메일, 긴급메일을 효과적으로 처리하는 노하우 5가지

 

 

1. [이동현의 구글강좌 연재09] 중요메일, 긴급메일을 효과적으로 처리하는 노하우 5가지.mp3

    중요한 메일, 잊어서는 안되는 메일, 오늘 반드시 처리해야 할 메일, 프로젝트와 관련된 메일로 일정기간동안 관리해야 할 메일이 있을 경우 지메일의 별표기능을 이용하여 관리 및 처리합니다.   지메일의 별표기능은 반드시 회신해야 할 메일이나 중요하게 처리해야 할 메일등에 별표를 붙여두어 잊지 않고 일을 처리할 수 있도록 돕는데 주로 사용합니다.

    받은 편지함의 메일목록에서 보낸 사람 좌측에 있는 별표 모양을 클릭하면 됩니다.  별표가 노란색으로 변경됩니다. 반대로 제거할 경우에도 별표을 한 번 더 클릭하면 별표가 사라집니다.

    중요한 메일, 잊어서는 안되는 메일, 반드시 처리해야 할 메일에 별표을 표시해 두면 해야 할 일들을 잊지 않고 처리할 수 있습니다. 특히 장기 프로젝트나 일정기간동안 지속적으로 관리해야 할 경우에도 별표을 넣어서 관리하는 것이 좋습니다.

1. 중요한편지, 잊지말아야 할 편지는 별표을 붙입니다.

    별표는 언제나 클릭한번으로 붙일 수 도 있고 땔 수도 있습니다. 이처럼 시기마다 중요한 메일에 체크해 두면 언제든 쉽게 찾아 볼 수 있어 편리합니다. 별표을 붙이는 방법은 편지함앞에 있는 별표을 클릭합니다. 별표가 생성됩니다.

 

    위의 이미지는 별표편지함입니다. 중요하다고 여겨지는 편지들을 별표로 색인해 놓았기 때문에 언제든지 확인할수 있습니다.

2. 별표는 받은편지함과 보낸 편지함등에도 붙일 수 있습니다.

    일반적으로 별표를 해놓은 편지는 좌측메뉴의 별표편지함에서 확인할 수 있으며, 그외에도 받은 편지함이나 보낸 편지함에서도 확인할 수 있습니다.  받은편지함이나 보낸편지함안에 중요한 메일이 있거나 관리해야 할 메일이 있는 경우 별표을 붙힙니다. 해당 편지함에도 메일일 존재하며 별표편지함(중요편지함)에도 동일하게 메일이 존재합니다.

    위의 이미지는 자신이 업무편지함으로 자신이 보낸편지나 받은 편지을 별도로 관리하는 편지함으로 편지중에 중요하다고 여겨지는 메일은 별도로 별표로 표시한 것입니다.

3. 처리한 내용은 별표을 삭제합니다.

    업무와 관련하여 긴급히 처리해야 하는 메일에 별표을 붙어두고 업무처리후 삭제하면, 메일의 중요성이나 성격에 따라 지속적으로 라벨링하여 관리할 수 있습니다.

4. 지메일 별표에 색상을 입힙니다

    지메일의 별표에는 단순히 별표만을 제공하는 것이 아니라 별표에도 라벨처럼 색상을 넣을 수 있어 중요한 내용일수록 가독성이 좋은 색상이나 자신이 좋아하는 색상으로 표시해 두는 것이 업무처리에 도움을 줄 수 있습니다.

    설정방법은 지메일 우측 상단에 있는 돕니모양의 아이콘을 클릭하면 내림메뉴에서 환경설정을 클릭합니다. 기본설정에서 별사용을 선택하여 개인 취양에 따라 별1개, 별4개, 모든별표를 선택합니다.

5. 업무성격에 따라 별표을 자유자제로 사용합니다.

    빨간색 별표의 경우는 처리가 필요한 메일, 초록색 별표의 경우는 처리된 완료된 중요한 메일(프로젝트의 경우 일은 처리되었지만 전체 프로젝트가 완료되지 않아 보관이 필요한 경우에 사용)합니다.

    별표는 업무처리가 완료 되면 삭제하는 것이 원칙이지만 필요에 따라 표시해 두어야 할 경우에도 사용할 수 있다. 별표로 표기 된 메일중에 중요도에 따라 받은 편지함, 보낸 편지함, 특정 편지함에 별도로 구분하여 라벨링합니다.