[강의안] 기업이나 교회에서의 구글드라이브와 문서관리

 

[강의안] 기업이나 교회에서의 구글드라이브와 문서관리

 

소프트웨어 저작권문제로 한동안 기업이나 비영리기관(교회)에서는 정품소프트웨어 구매에 대해 예산을 추가해야 했다.  특히 최근에 윈도우xp가 서비스가 만료됨에 따라 교회나 기업에서는 보안에 대해 후속조치가 필요하기 때문에 어쩔수 없이 최신 운영체제을 구입해야만 한다. 운영체제구입후 워드와 같은 프로그램을 사용해야만 문서작성과 프리젠테이션이 가능하다. 그러나 스마트기기의 대중화로 인해 이제는 태블릿PC만 구입하면 기존의 컴퓨터처럼 운영체제와 단말기를 구매해야 하는 불편함이 없다. 그리고 구글드라이브만 사용하면 워드, 엑셀, 파워포인트와 같은 문서들을 쉽게 작성할 수 있고 무료로 얼마든지 사용할 수 있다.

 

스마트기기의 대중화와 함께 소프트웨어들의 클라우드화로 인해 더 이상 컴퓨터에서만 작업해야 한다는 생각은 버려야만 한다. 이제 자신이 가지고 있는 스마트기기(갤럭시노트, 아이패드)만 가지고도 얼마든지 워드와 엑셀, 파워포인트와 같은 문서작성과 프리젠테이션이 가능하게 되었다. 본 강의에서는 구글드라이브을 사용하므로서 무엇을 할 수 있는지에 대해 살펴보고자 한다.

 

 

1. 구글드라이브을 사용하면 MS오피스와 한글오피스을 더 이상 구입하지 않아도 된다. 더욱이 업그레이드되더라도 별도의 비용을 지불하지 않아도 된다. 응용소프트웨어들은 일반적으로 2-3년이면 업그레이드되는데 이에 대한 비용을 지불하지 않아도 된다.

 

2. 언제 어디서나 스마트기기만 있으면 작성할 수 있다. 아이패드, 갤럭시노트, 스마트폰으로 접속하여 언제 어디서나 문서를 작성하거나 열람할 수 있다.  특정 단말기로만 되는 문서작성과 관리는 이제 버려야 한다.

 

3. 같이 작업한다. 직장의 업무들중에 협업을 통해 해야 할 일들이 참으로 많다. 이런 경우 구글드라이브을 통해 같이 함께 문서을 작업할 수 있다. 이로 인해 업무진행을 관리자가 언제든지 확인할 수 있고 체크할 수 있다.

 

4. 문서보안에 강하다. 기존의 문서들을 메일로 주고받다보면 유출가능성이 높으면 복제가능성도 매우높다. 그렇기 때문에 담당자나 특정인, 부서에서만 문서을 확인할 수 있도록 권한기반의 문서관리가 가능하다. 일반적으로 문서을 주고받으면 전달기능을 많이 사용하는데 구글드라이브로 작성된 문서의 경우에는 전달되더라도 그 내용을 확인할 수 없다.

 

5. 다수의 사람들이 어떤 내용을 수정하고 댓글을 달고 메모했는지를 알수 있다. 문서을 작성하다보면 실수로 삭제하거나 지우는 경우가 있는데 그런 경우 누구 어떤 내용을 수정했는지를 알수 있다. 특히 댓글과 메모기능을 이용하면 문서 작성시 문서내용의 질을 높일 수 있다.

 

6. 문서관리 솔루션과 통합하면 전자결재시스템으로 활용할 수 있다. 넷킬러의 문서관리시스템을 이용하면 문서의 결재프로세스에 붙혀넣어서 문서처리과정을 확실히 처리가능해 진다.

 

7. 구글의 볼트서비스을 이용하면 문서외에 메일등과 같은 디지털자산들을 효과적으로 관리할 수 있다.

 

기존의 오프라인기반의 설치형 프로그램들이 최근에 클라우드기반으로 이동하고 있다. 포토샵, 일리스트, 오피스프로그램들이 그러하다. 이제 클라우드서비스는 선택이 아닌 필수가 되어 가고 있고 이것들을 어떻게 활용하고 사용하느냐에 따라 기업의 디지털자산관리로 인해 기업의 승패을 좌우하는 시대가 되었다.