스타트업기업과 중소기업을 위한 구글 서비스 활용법

스타트업기업과 중소기업을 위한 구글 서비스 활용법

교회정보기술연구원 

이동현원장¹⁾

구글은 검색엔진을 통해 성공한 글로벌 기업이다. 구글 검색엔진은 빠른 시간안에 뛰어난 품질의 검색 결과를 사용자들에게 제공하였기에 검색 점유율 1위로 자리매김하였다. 

오늘날 구글은 단순히 검색엔진만을 제공하는 기업이 아닌 지메일, 구글 드라이브, 구글 행아웃, 유투브등과 같은 웹기반의 응용프로그램을 통해 세계시장을 지배하면서도 세상의 변화에 민감하게 현실을 받아들이면서도 꾸준한 발전을 통해 구글 크롬 브라우저, 안드로이드 운영체제를 공개하였다. 이로인해 클라우드 컴퓨팅 분야와 모바일 분야에 최강자로서 달려가고 있다.

이처럼 구글은 자신들이 개발하고 투자한 지메일, 구글캘린더, 할 일목록, 주소록, 구글드라이브, 구글행아웃, 유튜브, 피카사, 구글사이트도구등의 서비스들을 통해 스타트업기업이나 중소형 기업들이 이용하여 생산성 향상과 업무의 효율화를 이룰 수 있도록 돕고 있다.

필자는 스타트업 기업과 중소기업이 구글 서비스를 통해 얻을 수 있는 것들을 스마트기기중심으로 다루고자 한다. 

1. 지메일로 효과적으로 메일을 관리한다.

메일을 사용하면서 가장 큰 고민은 바로 바이러스, 스팸메일, 보안이다. 송수신 되는 메일속에 바이러스가 있다면 바이러스로 인해 내 컴퓨터뿐만 아니라 사내 컴퓨터에도 큰 문제를 일으킬 수 있는 요인을 제공한다.

매일 아침마다 수 십 통씩 날라오는 스팸메일들은 지워도 끝없이 날라오는 스팸으로 인해 메일함이 복잡해 지고 있는데 이로인한 실수로 업무에 필요한 메일을 스팸메일로 착각하여 삭제한 경험이 있다면 지메일을 통해 메일을 관리하는 스킬을 배워야 한다.

지메일에서 제공하는 바이러스 필터와 스팸필터는 수신된 메일속에 바이러스가 첨부되었다면 다운로드 받을 수 없도록 하며 반대로 첨부된 파일속에 바이러스가 존재한다면 첨부할 수 없도록 한다. 특히 아웃룩을 사용하는 기업이라면 반드시 지메일을 경유하여 메일을 수신하게 되면 바이러스와 스팸으로 인한 고민을 한번에 해결할 수 있다. 특히 지메일의 스팸 필터는 광고성메일, 홍보성메일등과 같은 스팸메일을 분석하는 기능을 가지고 있고 사용자의 주소록에 있는 이메일들은 스팸으로 처리하지 않기 때문에 스팸으로 인한 분류되지 않는다.

지메일의 강력한 보안 기능은 보안접속과 구글 OTP를 통해 확인할 수 있다. 구글의 보안접속은 누군가 나의 메일을 중간에서 훔쳐보는 기술인 스내핑을 통해 메일을 가로채드라도 메일이 암호화되어 내용을 확인할 수 있다. 특히 구글앱스 사용자라면 구글OTP을 활용하여 아이디와 비밀번호가 유출되더라도 함부로 메일을 읽을 수 없도록 일회용 비밀번호키을 제공하고 있어 메일보안에 예민한 기업에는 도움이 될 수 있다.

2. 구글 주소록으로 인맥을 관리한다. 

구글 주소록은 단순히 이름과 전화번호, 이메일 정도만 저장해 두는 공간은 아니다.  구글 주소록에는 이름, 연락처, 이메일, 메신저, 홈페이지, 블로그, 주소외에 사용자가 만들고자 하는 다양한 필드을 넣어서 인맥을 관리을 할 수 있는 주소록으로 call notes 애플리케이션을 스마트폰에 설치하여 이용하면 전화 송수신시 기존의 이름과 전화번호만 표시되는 것과 달리 이름, 연락처, 소속, 메모내용이 동시에 표시되기 때문에 전화통화시 상대방의 정보를 확인할 수 있으며 과거 미팅시 무엇을 이야기했는지를 확인할 수 있어 인맥관리에 도움이 된다.

3. 일정과 해야할일은 구글캘린더와 지태스크로 관리한다.

구글캘린더에 일정을 등록하면 알림 설정기능으로 문자나 메일등으로 통보해 준다. 미팅전 1-2시간에 미팅시간과 장소을 알려주는 팝업이 뜨고 1-2일 전에 미팅에 대한 알림을 메일로 받게 됨으로써 스케줄관리에도 도움을 주고 있다.

최근 구글캘린더에 구글 행아웃 기능을 추가함으로써 미팅 당일 부득불 참석하지 못하는 이들과 화상통화를 통해 원격으로 회의에 참석할 수 있게 되었으며 첨부파일 기능을 통해 모임에 필요한 자료들을 게시하여 공유하고 있다.

할 일 목록(Gtask)기능은 일정과 관련해서 처리해야 할 잡다한 일들을 빠짐없이 처리할 수 있도록 돕고 있으며 일정과 함께 표시할 수도 있다.

4. 아이디어와 스크랩은 GNotes(지노트) 와 keeper(키퍼)로 관리한다.

사업구상, 영업구상등 업무와 관련된 다양한 아이디어와 생각들, 그리고 업무와 관련된 각종 스크랩을 지노트와 키퍼을 통해 관리한다. 지노트는 지메일의 라벨로 표시되며 지노트에서 작성한 손글씨, 텍스트, 음성녹음, 사진등을 지노트의 라벨에 추가하여 관리할 수 있고 키퍼는 일반적으로 사용하는 포스트잇처럼 단편의 지식들이나 스크랩들을 저장하는데 효과적이다.

5. 기업의 디지털 자산관리는 구글드라이브, 유튜브, 피카사로 한다.

구글드라이브는 웹기반의 문서도구로 워드, 엑셀, 파워포인트와 같은 기능을 함께 제공하면서 인터넷만 연결되면 언제 어디서나 문서를 작성할 수 있고 저장할 수 있는 공간을 제공하는 구글서비스이다. 최근 소프트웨어저작권과 관련하여 기업들은 1PC - 1 software를 구매해야 하는데 운영체제와 인터넷만 연결되기만 하면 프로그램을 설치하지 않고도 문서작업과 저장이 가능하면서 사용자들이 보유하고 있는 스마트폰과 태블릿PC을 통해서도 작업이 가능하게 되었다.

구글의 유튜브와 피카사는 기업의 각종 동영상 콘텐츠와 사진 콘텐츠들을 무료 업로드하여 사용할 수 있도록 지원하는 하는데 이미지스트리밍으로 매월 고가의 비용을 지불하거나 인터넷 방송을 운영유지하기 위해 매월 고가의 비용을 지불하지 않고도 홍보와 교육을 할 수 있도록 지원하고 있다.

6. 기업의 위기 관리는 구글알리미와 RSS로 한다.

구글 알리미는 검색된 기업의 브랜드, 상품등에 대해 등록한 메일로 수신을 받을 수 있으며, 특히 경쟁업체의 상품 정보도 해당 기업의 RSS 피드를 통해 정기적으로 구독할 수 있기 때문에 시기에 맞는 기업 트랜드, 상품, 상품평가등을 수집할 수 있기 때문에 기업의 위기관리, 브랜드관리, 상품관리에 적절하게 활용되고 있다.

7. 화상회의는 구글행아웃으로 처리한다.

구글 행아웃은 10명까지 로컬과 원격지에 있는 사람들과 영상과 음성을 통해 회상회의를 할 수 있다. 그렇기 때문에 특정한 장소에 모든 사람들이 모이지 않아도  스마트폰을 통해 회의에 참석할 수 있게 되었다. 회의 진행자는 구글드라이브에 있는 문서로 프리젠테이션을 진행하고 참석자들은 유튜브 동영상과 피카사의 사진들을 함께 공유하면서 회의에 참여할 수 있기 때문에 이동에 따른 비용절감과 고정 장소을 위해 들어가는 비용들을 절감할 수 있다.

8. 구글앱스와 구글 사이트도구로 인트라넷망을 구축한다.

구글앱스는 기업이 보유하고 있는 도메인을 구글과 연결하는 서비스이다. 구글앱스와 함께 구글사이트도구를 함께 사용하면 기업 홍보홈페이지에서부터 사내 인트라넷망, 직원 훈련용 인트라넷망, 사내 연구 프로젝트망을 구축할 수 있으며 지식구축망으로 활용하는데 부족함이 없다.

9. 개인 및 기업의 브랜드 홍보는 구글플러스 페이지로 한다.

구글플러스의 페이지는 기업의 제품, 브랜드등을 홍보하는 목적으로 활용할 수 있다. 구글플러스 페이지는 구글플러스와 동일하게 사용자를 추가하고 소식을 공유하는 등의 작업을 수행할 수 있어 홍보활동에 효율적으로 활용할 수 있다.

10. 언제 어디서나 인쇄는 구글클라우드 프린터로 한다.

컴퓨터에 연결된 프린터에서만 인쇄하든 과거와 달리 지금은 구글클라우드 프린터을 통해 언제 어디서나 인쇄가 가능하다. 컴퓨터, 스마트폰, 태블릿PC에서 구글 클라우드 프린터나 e프린터을 통해 네트웍에 연결된 프린터로 인쇄가 가능해졌다.

 

구글이 제공하는 다양한 서비스들은 중소기업이나 스타트업 기업에 매우 효과적으로 활용할 수 있는 도구들이다. 소프트웨어 저작권문제를 해결하면서 기업의 디지털 자산들을 효과적으로 관리할 수 있고 나아가 기업을 홍보하고 사내 업무을 효과적으로 운영하고자 한다면 구글서비스들이 기업의 좋은 동반자가 될 것이다.

● 구글 서비스의 10가지들은 스마트기기에서 100% 활용할 수 있는 스킬들이다.

이동현닷컴(http://leedonghyun.com)

교회정보기술연구원 이동현원장(http://citi.or.kr)

구글오프라인사용자모임 대표(http://googler.pe.kr)

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1) 이동현원장 010-2984-8138 / mail@leedonghyun.com