[모바일오피스구축편] 원격지에 있는 바이어와 화상회의 하기(구글행아웃)

[모바일오피스구축편] 원격지에 있는 바이어와 화상회의 하기(구글행아웃)

모바일 오피스 구축으로 인해 기업은 새로운 국면을 맞이하게 되었다. 과거 멀리있는 바이어와 만나기 위해 몇 시간 동안 비행기로 이동하고 차량으로 미팅장소까지 이동하여 1-2시간동안 미팅후 다시 귀국해야 했던 일들이 이제는 스마트폰과 태블릿PC을 통해 언제 어디서나 장소와 시간에 구애받지 않고 바이어와 원격지에서 회상회의를 통해 중요한 의사결정을 할 수 있는 시대을 맞이하게 되었다. 특히 구글에서 제공하는 구글행아웃을 통한 원격 회상회의는 경비절감과 함께 회의에 필요한 모든 자료들을 효과적으로 전달할 수 있게 되었다.

그렇다면 원격지에 있는 바이어와 회상회의를 하고자 한다면 어떤 준비를 하고 어떤 프로세스로 진행해야 할지에 대해 살펴보고자 한다.

1. 구글계정과 구글행아웃을 셋팅한다.

회상회의, 원격회의을 진행하기 위해서는 먼저 구글계정을 만든 후 구글행아웃 서비스를 이용하면 바로 회상회의를 할 수 있다. 물론 회상회의에 필요한 하드웨어장비(스마트폰, 컴퓨터, 태블릿PC)에 대한 활용방법은 개인별로 이루어졌다는 전제이다.

구글 행아웃은  최대 동시 접속자는 10명 까지 접속 가능하기 때문에 한국, 미국, 일본, 중국, 한국의 지사들도 함께 참여할 수 있다는 점에서 매우 매력적이다. 발표자(참석자)는 지역별로 한 명이라도 지역별 스텝들이 자료준비와 의견을 조율할 수 있는 스텝이 되기 때문에 회의준비와 필요한 반응을 빠르게 얻어낼 수 있다. 특히 모마일 및 태블릿 PC 모두 접속이 가능하기 때문에 장비에 대한 부담감 없이 회의를 진행할 수 있다. (구글행아웃은 무료서비스)

2. 구글 행아웃으로 이동한다.

구글플러스 왼쪽 메뉴에 보면 행아웃 아이콘을 클릭한 후 우측에 있는 구글행아웃 시작을 클릭하면 회상회의를 바로 진행할 수 있다. (http://plus.google.com)

3. 회의에 참석자 추가하기

구글행아웃이 실행되면 팝업이 열리면서 참석할 인원을 초대할 수 있다.  초대하려면 참석할 사람들의 이메일 주소를 입력하면 되는데 회의전에 캘린더에 표시한 후 초대하면된다. 만약 사내팀들과 지속적으로 회상회의를 한다면 구글플러스의 셔클을 만든후 멤버들을 넣고난후 셔클 전체를 클릭한 후 불러와서 회의에 참여시키면 된다.

회상회의에 초대할 사람을 선택할 수 있으며 보고 싶은 사람을 직접 선택할 수 있다.

구글행아웃에서는 원하는 사람과 일대일로 대화하거나 다수의 사람들을 초대하여 함께 참여할 수 있다. 특히 다른 화상채팅 솔루션과 달리 채팅에 참여한 모든 사람들의 화면을 썸네일 형태로 볼 수 있으며 나아가 보고 싶은 사람들을 직접 선택해서 볼 수 도 있다. 구글행아웃에서는 기본적으로 스피커(회의진행자이거나 말하고 있는 사람)이 메인스크린에 나타난다.

3. 회의 명을 정한다.

구글 행아웃 시작시 어떤 이름으로 회상회의를 진행할지 정한 후 회의명을 입력한다. 회의명이 바로 행아웃의 이름이 된다. 회의명을 입력후 팝업화면 하단에 자신의 얼굴이 나타난다. 물론 참석자들이 초대 후 응답하면 참석자들의 얼굴도 표시된다.

4. 회상 회의 진행하기

구글행아웃 설정이 완료된 후 초대받은 사람들이 모두 로그인 하면 회상회의를 진행할 수 있다. 회의를 주관하는 사람은 회의자료들을 구글드라이브와 유튜브등에 업로드한 후 회의진행에 맞게 관련 자료들을 공유한다. 회의진행자는 컴퓨터나 태블릿PC을 통해 진행하는 것이 편할 수 있지만 참석자들은 자신이 보유한 스마트기기만으로도 충분히 회의 참여에 불편함이 없다.

5. 회의자료는 클라우드에서 관리한다.

워드, 엑셀, 파워포인트자료들은 구글드라이브에서, 동영상은 유튜브로, 사진자료들은 피카사에 업로드한 후 진행하면 된다. 특히 구글드라이브나 유튜브등에 올릴 수 없는 것이라면 화면 공유를 통해 진행할 수 있다.  회의진행자는 구글캘린더을 통해 일정을 공유하면서 관련자료을 업로드한 후 진행하면 되며 나아가 회의진행시 원만한 진행을 위해 구글캘린더의 알림기능을 함께 이용하는 것이 좋다.

6. 회의진행시 텍스트 채팅으로 자신의 생각을 전달할 수 있다.

 

구글행아웃에서 사이드 바 채팅은 스피커가 말하는 통한 참석자들의 생각을 전달할 수 있는 도구이다.  화상회의 진행시 참석자들의 생각이나 대화들이 충분히 전달할 수 있도록 텍스트 채팅을 통해 의견을 주고 받을 수 있다.  특히 주제와 직접적인 관계는 없지만 필요한 대화을 주고 받고자 할 경우에도 활용할 수 있다.

결론적으로 

구글 행아웃은 프리랜서, 소규모 조직 직원들이 모바일 오피스를 구축하고자 할 때 활용할 수 있는 가장 좋은 툴이다. 10명까지 동시에 얼굴을 보며 회의를 할 수 있는 무료 툴로 웹브라우저 상에서 구동되며 윈도우, 맥, 리눅스뿐만 아니라 다양한 스마트기기에서 접근할 수 있다.