[구글오피스 연제20] 강력한 CRM도구인 구글주소록 활용하기

[구글오피스 연제20] 강력한 CRM도구인 구글주소록 활용하기

기업의 자산중에 가장 큰 것이라면 인맥일 것이다. 사람이 사람을 만나면 역사가 일어난다. 그렇기 때문에 기업에서 인맥을 어떻게 관리하고 운영하느냐에 따라 기업의 승패가 좌우되는 경우가 종종있다. 그런데 현실은 인맥관리, 고객관리을 제대로 못해 어려움을 겪는 기업들이 있는데 그런 기업들은 고가의 CRM솔루션을 통해 해결하고자 한다. 그런데 거기에도 문제가 있다. 전문솔루션을 사용하면 좋은 점도 있지만 별도로 직원을 사용해야 하거나 아웃소싱하거나 외부로 위탁하게 되면 반응속도가 늦다는 점도 배제할 수 없다. 이런 문제를 해결할 수 있는 것이 바로 구글주소록을 CRM도루고 활용하는 것으로 보인다.

5인이하의 기업인 경우 수천명의 고객들을 보유하고 있다면 고객정보들을 구글주소록에 넣어서 관리하면 개인적으로 문제가 없을 것처럼 보이지만 검색속도나 직원간의 협업이 쉽지 않다는 점도 고려해야 한다.  어찌되었든 구글주소록을 이용하면 수천명의 데이터베이스들을 쉽게 구축할 수 있고 상황에 맞게 활용할 수 있다. 

구글주소록을 통해 인맥관리나 고객관리를 하는 기업이나 개인사용자라면 구글주소록과 구글폼즈을 활용하는 방법과 함께 공유주소록을 활용하는 방법에 대해 알고 있어야 할 것으로 본다.

1. 오프라인 인맥은 구글 주소록을 수작업으로 등록한다.

오프라인으로 만나서 명함을 교환하였다면 그 사람의 인맥정보을 개인 구글주소록에 입력하거나 마케팅담당자에게 명함을 전달한 후 공유주소록에 입력해 줄것으로 요청한다.  개인주소록에 넣으면 업무담당자는 쉽게 관련 인맥을 검색하고 찾을 수 있지만 멤버들은 이에 관련된 정보을 확인할 수 없기에 일일이 담당자에게 관련 인맥에 대해 물어봐야하는 번거러움이 있다. 이런 문제점을 해결하기 위해 명함교환후 해당 명함을 공유주소록에 넣는 것도 좋은 방편중에 하나이다.

2. 컨설팅요청서, 세미나참석자등과 같은 인맥정보는 csv 파일로 변환하여 구글주소록으로 등록한다.

컨설팅요청서, 세미나참석자, 행사참석자에 대한 정보들은 행사규모에 따라 수백, 수천이상이 될 수 있다. 그렇기 때문에 일일이 스마트폰이나 컴퓨터에서 입력하기란 쉽지 않고 입력하더라도 실수 할 수 있기 때문에 일괄적으로 파일을 변환한 후 구글주소록에 입력하는 것이 효과적이다.  이렇게 하게 되면 구글주소록에 등록된 인맥에 대해서는 관련 그룹별로 메일을 전송할 수 있다는 점이 매우 좋다. 

관련 인맥정보들을 모집하기 위해 구글폼즈을 이용하고 결과값을 스프레드시트로 저장되었다면 이것을 csv파일로 변환하여 구글주소록에 업로드하면 되는데 주의할 것은 행사명이나 특징에 맞게 그룹이름으로 변경하여 지정하는 것이 핵심이다. 

그리고 행사를 하다보면 중복참석하는 이들이 많은데 이런 경우 몇 개의 행사에 참석한 사람들을 하나로 합쳐야 한다.  이것을 구글주소록에서는 병합이라고 하고 이 병합기능을 사용할 때에는 반드시 이름, 소속, 이메일을 확인한 후 병합한다.  간혹 소속, 이메일, 전화번호가 변경되는 경우가 있는데 이것들을 병합시 최신정보을 기준으로 해야 한다. 예를들면 이름, 소속, 이메일은 같은데 전화번호가 다른 경우가 있다면 최신의 전화번호로 병합하고 이름과 전화번호는 같은데 소속과 이메일이 다른 경우가 있는데 이런 경우는 이직한 경우일 수 있다. 이런 정황을 잘 살펴서 병합작업을 하는 것이 좋다. 병합과정을 통해 다수의 행사에 참석한 사용자라면 태그(그룹명)을 붙혀서 관리하고 행사중에 미팅한 내용등은 메모장에 기록하여 보관해 두는 것이 좋다.

3. 개인주소록이 아닌 공용주소록으로 인맥관리하기

기업내 직원들이 다른 부서로 가거나 퇴사를 하게 되면 가장 크게 고민하는 것이 담당자가 해당 연락처을 가지고 가거나 인수인계시 제대로 넘겨주지 않아 골치 아픈 경우가 많다.  특히 기업에서 업무을 처리하기 위해 필요한 키맨들의 정보을 제대로 인수하지 않아 업무처리가 원활하게 이루어지지 않을 경우 답답해 하는 CEO들을 보면서 안타까워 한적이 있다.  이런 경우 개인용주소록이 아닌 구글앱스의 공용주소록, 공유주소록을 활용하였더라면 하는 생각을 한적이 많이다. 기업의 인맥자산을 더 이상 개인주소록이 아닌 기업내 공유주소록이나 공유주소록으로 관리하는 CEO의 생각의 변환이 필요할 것으로 본다.  이렇게 하게 되면 공유주소록이나 공용주소록내의 인맥들에게 효과적으로 디엠을 보내거나 컨설팅, 홍보가 이루어짐으로써 기업의 발전에도 도움이 될 것으로 본다.