콜라베이트 솔루션으로 문서 검토, 승인, 반려, 전결처리하기(3)

콜라베이트 솔루션으로 문서 검토, 승인, 반려, 전결처리하기(3)

문서을 작성한 후 문서을 결재라인에 올리는 상신자는 결재자들에게 문서을 보내면 결재자는 메일을 통해 결재문서가 도착했음을 확인할 수 있다. 이런 과정을 통해 구글 드라이버로 생성한 문서을 전자결재 과정을 통해 업무을 처리할 수 있게 된다. 문서들을 검토하거나, 승인하고 반려하는 과정과 함께 전결처리과정을 통해 기업내의 문서처리과정을 통해 전자결재과정이 이루어진다.  

1. 수신된 메일을 통해 결재할 문서확인하기

상신자가 결재문서을 올리면 결재자에게 자동으로 메일이 발송된다. 결재자는 자신의 메일에서 결재문서을 확인한 후 결재협업 URL을 클릭한다.

2. 문서의 검토, 승인, 반려하기

자신의 검토를 기다리고 있는 문서에 액세스하려면 상단 파란색 바의 메인 메뉴에서 "결재 협업"탭을 클릭하고 "폴더"필드의 드롭 다운에서 "결재미결함"을 선택한 다음 문서 목록에서 확인 할 문서를 선택한다.

검토 후 문서를 승인하려면 문서 하단의 "승인"버튼을, 문서를 승인 거부를 하려면 "반려"버튼을, 문서의 인쇄가 필요한 경우 “인쇄"버튼을, 검토를 해야하는 문서의 목록이라면 "목록"버튼을 클릭한다

3. 전결기능을 이용하여 다음 참여자를 대신하여 승인하기

결재미결함에서 승인을 기다리는 문서목록에서 문서를 선택한다. 페이지 하단으로 스크롤하여 “전결승인"버튼을 클릭한다.  다음 참여자(들)를 대신하여 승인을 하는 것으로 다음 참석자(들)에게 전결승인이 되었다는 이메일 알림이 전송된다. 전결기능은 옵션사항으로 관리자가 활성화를 시켜야 사용이 가능하다.

결재라인이 일대일 경우에는 승인만 가능하고 두 명이상의 결재자가 있을 경우에만 전결처리 기능을 사용할 수 있다.

상신자가 올린 문서을 결재자가 승인한 상태이다.

4. 결재승인 메일확인하기

전자결재문서가 승인되면 결재자에게 문서 결재가 되었음을 알리는 메일이 도착된다. 메일을 열어보면 결재한 문서가 공유되었음을 확인할 수 있으며 공유된 문서을 클릭하여 확인할 수 있다.