구글을 통해 스마트워크 환경 구축이 가능할까

구글을 통해 스마트워크 환경 구축이 가능할까?

스마트워크는 기존의 사무실 개념에서 벗어나 언제 어디서나 편리하고 효율적으로 일하는 업무환경으로 집에서 업무를 보는 재택근무, 휴대기기를 활용해 사무실 외부에서 일하는 모바일 오피스, 집이나 업무현장과 가까운 곳에 위치한 스마트워크 플레이스의 3가지 업무형태이다.

미래창조과학부에서는 스마트워크 확산을 위해 스마트워크 포털 시스템을 개설하였고 이와 관련된 웹사이트도 구축하였다.(www.worksmart.or.kr) 더욱이 기업에서 변화도 눈여겨 볼 만한데 한국마이크로소프트에서는 업무의 최적화된 공간을 선택하여 업무효율을 극대화 할 수 있도록 프리스타일 워크플레이스를 도입하였고 포스코ICT가 스마트 워크플레이스 시스템 확대와 관련하여 스마트워크 도입을 시작하였다. 이처럼 정부기관과 기업에서는 스마트워크 구축을 위해 많은 노력과 에너지를 투자하고 있다. 이처럼 스마트워크을 구축하는데에는 근로자들의 근로시간과 장소의 유연성을 높여, 효과적으로 업무처리를 할 수 있도록 제공한다.

스마트워크가 구축되기 전이라면 보고서을 작성한 후 결재를 받기 위해 뛰어다녀야만했다. 그러나 스마트기기의 대중화와 모바일인터넷을 통해 언제 어디서나 인터넷에 접속할 수 있는 환경이 구축됨에 따라 이제는 지시사항이나 메모등에 대해서도 스마트폰을 통해 지시학하거나 지시를 받을 수 있게 되었고 전자결재는 내부 인트라넷망을 통해 가능하게 되었다. 물론 구글앱스나 지메일등을 통해 스마트워크 솔루션을 만들 수 있게 되었다.

구글을 통해 스마트워크을 구축하게 되면(일명 구글워크) 회의자료을 출력하여 회의장에 들어가지 않아도된다.  스마트폰이나 태블릿PC을 통해 화상회의에 담당자들을 초대하고 구글프리젠테이션 문서을 통해 프레젠테이션을 진행하면서 관련 영상자료는 유튜브을 통해 공유함으로써 회의장 마련, 프로젝트마련, 컴퓨터 연결, 회의자료준비을 위해 더 이상 고민하지 않아도 된다.

중소기업에서 구글워크을 구축하게 되면 기존의 인트라넷망에 비해 구축비용의 절감이 이루어지면 업그레이드에 대한 부담도 적다. 더욱이 구글앱스사용자에서부터 지메일 사용자까지 모두 구글워크에 동참하여 업무을 할 수 있다는 점과 모바일오피스구축을 위해 특별한 비용이 들어가지 않아도 된다는 점이다.

물론 구글워크, 스마트워크에 대한 부정적인 요소도 없지 않다. 기업의 가장 큰 고민인 보안측면이 그러하다. 개인용 단말기 환경에서 업무가 처리되기 때문에 기업의 기밀문서들이 보유한 단말기을 통해 외부로 노출될 수 있다는 점과 개인사용자들의 사용 부주의로 인해 단말기의 분실과 도난으로 인해 발생하는 문제점에 대해서도 고민을 하고 있다. 물론 이런 문제점을 해결하기 위해 기업과 개인의 노력이 모두 필요하다. 기업에서는 단말기 분실시 원격에서 관련정보을 삭제할 수 있도록 서비스를 준비하여 직원들에게 제공해야 하고 직원교육을 통해 보안교육이 뒤따라야 한다.