[구글오피스연재13] 성공하는 직장인들의 메일관리법 노하우 4가지

[구글오피스연재13] 성공하는 직장인들의 메일관리법 노하우 4가지

  지메일이나 구글앱스을 이용하여 업무처리에 있어 메일을 주고 받는 기능외에 크게 사용하는 유저들을 쉽게 만나기 어렵다.  특히 지메일의 검색기능은 구글의 검색엔진이 들어가 있어서 지메일이나 구글앱스사용자라면 반드시 활용해 쌓여 있는 메일들을 확인하고 처리하는데 효과적이다. 

1. 그룹스 메일을 대표메일로 사용한다.

  개인메일이나 특정이메일 주소로 대표메일을 사용하게 되면 누군가에 의해 분류작업후 담당자들에게 일일이 전달해야 하는데 이런 번거로움을 해결하기 위해서는 그룹스메일을 사용하는 것을 권장한다. 그룹스메일을 통해 접수된 민원들은 해당 분서 멤버모두가 확인가능하다고 담당자가 답신하면 해당 건은 해결할 수 있고 민원을 접수한 사람이 답글을 남기면 해당 문건을 담당한 이에게 직접 메일이 도착하기 때문에 빠른 응대가 가능하다. 

2. 구글앱스나 지메일을 분류하여 메일관리의 효율을 높힌다.

  사내부서에서 메일을 주고 받을 경우나 처리중인 외부메일을 받는 경우 메일량이 적은 경우는 문제가 되지 않지만 수십통이 넘는 메일을 아침마다 확인하고 분류한다는 것도 일아닌 일이 되어 시간을 잡아먹는다.  이런 경우 지메일의 라벨기능을 이용하여 분류한다.  나의 경우에는 개인메일, 업무용메일, 검색메일, 장기메일등으로 분류하고 업무용 메일이도 좀 더 업무에 맞게 분류하여 수신되는 메일들이 해당 라벨로 갈수 있도록 라벨화하였다. 이 라벨은 폴더에 해당한다고 이해하면 쉽다. 그리고 난후 필터기능을 이용하여 수신된 메일들이 자동으로 분류되도록 보낸사람, 받는사람, 제목, 첨부등의 조건을 넣은 후 분류한다. 만약 특정 메일이 자신이 처리하지 않고 전달해야 할 경우라면 필터에서 전달받아야 하는 이의 이메일 주소를 넣으면 일일이 매일 아침 메일을 전달하지 않아도 된다. 

3. 급하게 처리해야 하는 중요한 메일은 별표기능을 이용한다.

  지메일이나 구글앱스에서는 별표편지함과 중요편지함이 존재한다. 별표편지함은 수신된 메일중에 오늘 급히, 그리고 잊지 말고 전달하거나 처리해야 할 메일을 경우에 별표을 붙혀 넣는다. 그러면 지메일이나 구글앱스의 별표편지함에 해당 메일을 들어가게 되어 잊지 않고 메일을 처리할 수 있다. 처리후에는 별표을 삭제하면 자동으로 해당 메일은 해당 라벨편지함으로 이동하거나 받은 편지함에 있게 된다. 

4. 급하게 찾아야 할 메일은 검색기능을 이용한다.

지메일의 경우 구글의 검색기능을 가지고 있다. 그로인해 다른 포털사이트에 비해 더 빠르고 정확한 메일 검색기능을 제공한다. 포털사이트의 경우에는 메일제목이나 내용을 넣어 검색하지만 구글은 좀더 디테일하게 검색할 수 있도록 기능을 제공하는데 검색창에서 검색옵션 표시 메뉴를 클릭하면 검색메뉴에서 보낸 사람의 이름을 넣게 되면 해당 사람이 보낸 이메일들을 모두 보여주는 기능을 제공하고 있다. (검색창에 보낸 사람의 이메일 주소로 검색 가능), 특히 첨부파일을 찾고자 한다면 첨부파일 메뉴만 체크하면 되고 구글드라이브의 문서들도 함께 검색하고자 한다면 실험실 기능을 이용하여 통합적으로 검색할 수 있다.