[구글오피스 연재10] 다수의 이메일과 주소록을 지메일과 주소록으로 통일하기

[구글오피스 연재10] 다수의 이메일과 주소록을 지메일과 주소록으로 통일하기

인터넷 업무중 가장 많이 하는 일이라면 바로 메일을 확인하는 일일 것이다. 매일 아침 출근하여 컴퓨터을 통해 수신된 메일을 확인하고 메일 업무을 처리하기 위해 메일을 보낸 사람에게 전화통화를 위해 주소록을 찾아 연락하는 일은 직장인에게 일상이다. 그렇기 때문에 메일은 직장에게 없어서는 안될 도구이지만 한메일, 네이버메일, 네이트, 하나포스등 국내메일에서부터 핫메일, 야후메일, 지메일등 다양한 메일을 사용자의 편의와 목적에 따라 사용하다보면 메일관리가 하나의 노동처럼되어 버린다.  이런 경우 지메일을 통해 국내외 메일을 한곳에서 받아 보거나 아니면 지메일에서 다른 메일로 해당 메일주소로 발송할 수 있다. 그리고 구글의 주소록은 내가 처리해야 할 메일이나 연락처을 효과적으로 관리하는 가장 좋은 툴이기도 하다.

1. 국내외 메일들을 지메일로 통일한다.

국내외 이메일 계정을 한 곳에서 관리하고자 한다면 지메일 환경설정에서 전달과 POP/IMAP을 이용하여 모든 메일들을 지메일에서 받을 수 있도록 해야 한다. 그리고 수신된 메일에서 바로 답장을 하되 지메일주소와 원래 받았던 주소가 다르면 업무에 차질에 생길 수 있기 때문에 반드시 지메일의 환경설정에서 계정 및 가져오기를 통해 보낼 때 어떤 메일로 보낼 것인지에 대해 설정한 후 메일을 송수신한다.  이에 대한 자세한 내용은 구글러홈페이지(http://googler.pe.kr) 통해 검색하면 쉽게 찾을 수 있다. (키워드 전달과 POP/IMAP / 계정 및 가져오기)

2. 연락처는 구글주소록으로 통일한다. 

구글주소록은 기본 필드외에 사용자들이 추가하여 등록할 수 있다. 특히 간혹 스마트폰에서 주소록을 관리하는 사용자들이 있는데 이렇게 하면 단말기가 분실되었을 때 주소록을 찾을 수 없기 때문에 고생을 하게 된다. 그러므로 연락처는 반드시 구글 주소록을 선택해야 한다. 만약 단말기를 분실하더라도 비밀번호만 변경하면 연락처을 확인할 수 없다.

구글은 기본적으로 개인주소록만 제공하지만 구글앱스을 사용하면 사내주소록을 제공하고 이외에 공용주소록, 공유주소록을 사용하고자 한다면 리셀러을 통해 해당 주소록을 구매하여 사용하거나 제공되는 주소록을 사용할 수 있다.  기업에서 직원들이 업무와 관련된 이들의 연락처을 받았을 경우 구글앱스 담당자는 이들의 연락처을 공용주소록과 공유주소록을 통해 관리 운영할 수 있다.

이처럼 주소록을 잘 관리하면 사무실외에서도 언제 어디서나 어떤 요구가 있더라도 빠르게 대응할 수 있기 때문에 업무처리도 빠르게 할 수 있으며 결과 신뢰도 향상에도 도움이 된다.  특히 업무문서가 구글드라이브에 저장되어 있다면 해당 문서를 구글드라이브에서 검색한 후 공유기능을 이용하여 이메일 첨부해서 보내기만 하면 문서전달업무는 종료된다. 

지메일 사용자는 개인주소록과 스마트폰 주소록중 별표주소록만 사용할 수 있고, 구글앱스 사용자의 경우는 개인주소록, 스마트폰주소록, 디렉토리주소록, 공용주소록을 사용할 수 있으며,  공용주소록의 경우에는 해당 리셀러에게 신청한 후 사용할 수 있다.(유료제품) 

3. 메일업무와 주소록업무는 스마트폰으로 한다.

스마트폰의 대중화로 인해 이제 메일업무와 주소록관리업무는 스마트폰에서 할 수 있다. 과거 컴퓨터에서 인맥관리을 하였다면 이제는 메일업무와 주소록관리 업무는 스마트폰에서 쉽게 할 수 있게 되었다.  모든 메일을 지메일로 통일하고 주소록은 로컬주소록이 아닌 구글주소록으로 지정하여 사용하면 스마트폰을 스마트하게 사용할 수 있게 될 것이다.