[구글드라이브] 업무협업을 위한 문서자료 및 폴더공유하기

[구글드라이브] 업무협업을 위한 문서자료 및 폴더공유하기

    구글문서도구내의 특정 파일이나 폴더을 공유하게 되면 업무협업과 관련하여 업무처리가 원할해 진다.  과거 특정 파일의 경우 일일이 메일에 첨부하여 보내야만 했으며 폴더의 경우에는 별도로 압축후 첨부해서 발송했다.  그러나 구글드라이브에서는 파일과 특정폴더를 공유할 수 있으며 폴더안에 있는 모든 파일들을 일괄적으로 공유할 수 있다. 이처럼 특정 폴더를 공유하게 되면 폴더내의 모든 파일들이 공유옵션의 영향을 받게 되어 작업중에 추가된 파일역시 동일한 권한을 가지게 되므로 업무처리을 파일이나 폴더을 압축해서 보낼 필요가 없다.

1. 공유하고자 하는 파일이나 폴더을 선택한 후 상단에 있는 공유버튼을 클릭한다.(사람옆에 플러스가 있는 아이콘)

2. 공유설정 창에 공유중인 사용자 목록이 표시되며 새사용자추가가 필요한 경우 친구 추가 입력란에 친구의 이메일 주소를 입력하되 인원이 많은 경우 쉼표(,)를 넣어서 추가한다.

3. 입력후 우측옵션버튼을 클릭하여 권한을 설정한다. 보기권한, 수정권한등을 설정한 후 아래의 공유 및 저장을 클릭하여 작업을 완료한다. 

4. 공유요청을 받은 사용자는 메일을 통해 공유된 문서를 확인할 수 있다. 메일을 수신하면 사용자는 메일 본문에 있는 링크를 클릭하면 해당 공유파일을 확인할 수 있으며 권한에 따라 보기만, 수정도 가능하다. 

클릭하면 구글교육용 아이디 신청서 시트를 확인할 수 있다.

https://docs.google.com/spreadsheet/pub?key=0As04v14RyxfqdFl1WF9DMnVNYUdhcng2czEwODBvbkE&output=html

아이프레임형태의 시트

<iframe width='500' height='300' frameborder='0' src='https://docs.google.com/spreadsheet/pub?key=0As04v14RyxfqdFl1WF9DMnVNYUdhcng2czEwODBvbkE&output=html&widget=true'></iframe>

5. 공유 파일과 폴더는 공유받은 사용자의 공유문서함에 있으며 해당 폴더를 클릭하여 공유된 파일들을 확인할 수 있다. 

  문서나 폴더을 공유받게 되면 사용자는 권한에 따라 보기와 수정이 가능하며 권한 변경은 파일 소유자에 의해 결정된다. 권한 수정은 문서소유자나 문서관리담당자가 자신의 업무프로세스에 의해 결정하는 것이 좋으며 수정, 보기, 메모의 권한을 적절히 활용하여 문서을 작성하는 것이 좋다.  문서작업이 완료되면 개인 사용자들은 언제 해당 파일이 공유권한이 삭제될 수 있으므로 필요에 따라 해당 파일이나 폴더를 내 드라이브로 드래그하여 이동해 주는 것이 좋다.