스마트시대 문서작업은 구글드라이브의 문서도구로 한다.

스마트시대 문서작업은 구글드라이브의 문서도구로 한다.

    구글문서도구는 구글에서 제공하는 웹기반의 오피스 프로그램이다.  기본의 오피스처럼 워드, 엑셀, 파워포인트문서을 작성할 수 있다는 점과 함께 언제 어디서나 인터넷만 연결되면 문서작성과 공유, 협업이 가능하다는 점에서 클라우드시대을 살아가는 스마트워커들의 필수도구로 자리잡고 있다. 

    2012년 4월 구글에서 내 놓은 구글드라이브는 기존의 구글문서도구에 클라우드기능을 추가하여 사용자들이 자신이 사용하는 파일들을 업로드와 다운로드을 쉽게할 수 있도록 했다. 네이버의 N드라이버나 다음클라우드처럼 구글클라이언트프로그램을 통해 컴퓨터에 있는 구글드라이버에 자료을 드래그하거나 복사하면 구글클라우드에 동시에 동기화되도록 지원하고 있다. 

    구글에서 제공하는 클라우드는 드롭박스보다는 용량이 많지만 국내의 타서비스들에 비해 너무나 적은 용량이다. 그렇다고 5기가라는 용량이 터무리없이 부족하더라도 동영상과 이미지을 별도로 관리하기만 한다면 그렇게 부족한 용량이라고 볼 수 없다. 

    구글은 문서도구 형식으로 변환하여 업로드한 파일이나 문서도구에서 직접 자성한 문서의 경우에는 기존의 5기가의 용량에 포함시키지 않고 있다는 점을 주목한다면 거의 무한대의 문서를 만들어 보관할 수 있다.

    특히 구글드라이브는 다양한 스마트디바이스에서 문서문서도구로 작성한 문서들을 확인할 수 있으며 여러명이 동시에 문서을 작성할 수 있다는 점에 포커스을 맞추어야 한다. 

    구글드라이브에는 기존의 문서을 업로드할 수 있지만 되도록 구글 문서도구로 제작한 문서들을 넣어 관리하고 기존의 한글문서등이나 별도의 자료들은(압축파일, 동영상파일)들은 NAS나 국내 클라우드에 보관하여 관리하는 것이 좋다.

    구글드라이브에는 다음과 같은 문서함이 존재한다. 내드라이버, 공유문서함, 중요문서함, 최근문서함, 활동, 전체무서함, 휴지통이다.

1. 내 드라이버 - 업로드한 파일과 폴더, 직접 만든 파일과 폴더가 보관되며 동기화을 통해 스마트기기와 연동된다.

2. 공유문서함 – 다른 사람이 만든 문서을 나와 함께 공유하게 될 때 파일이 보관되는 문서함이다.  해당 문서에 대해 소유권은 원 문서소유주에게 있지지만 공유됨에 따라 사용자의 문서함에 보관되는 파일이다.  소유자가 공유을 해제하면 내 문서함에는 해당 파일을 찾을 수 없다.

3. 중요문서함 – 중요한 문서들중에 별표된 파일이나 폴더로서 지메일의 별표와 동일한 기능을 가진다. 

4. 최근문서함 – 최근에 열람하거나 작성한 파일들을 업데이트순으로 확인할 수 있다.

5. 활동 – 최근에 작업한 파일들이 업데이트순으로 표시된다.

6. 전체문서함 – 휴지통에 들어간 파일을 제외한 모든 문서들을 확인할 수 있다. 지메일의 전체편지함과 동일하다.

7. 휴지통 – 사용자가 소유권을 가지고 삭제한 파일이 보관된다. 로컬컴퓨터처럼 휴지통을 비우지 않으면 휴지통에서 꺼내어 사용할 수 있다.