[구글오피스 연제05] 원 서비스, 원 클라우드, 원 도큐먼트는 모바일 오피스 구글

[구글오피스 연제05] 원 서비스, 원 클라우드, 원 도큐먼트는 모바일 오피스 구글

  많은 기업들이 생산성증대와 원가절감, 업무의 효과적인 운영과 관리을 위해 스마트오피스을 구축하고자 노력하면서 점차 언제 어디서나 일할 수 있는 환경인 모바일 오피스구축에 관심을 가지고 있다. 그러다보니 국내 사용자들이 많이 사용하는 한메일, 네이버메일, 밴드, 카카오톡, N드라이브, 다음클라우드등 다양한 서비스를 사용하여 기업업무을 효과적으로 처리하고 노력하고 있다. 그런데 시간이 흐름에 따라 자료관리와 운영이 복잡해 지는 것을 보게 되는데 그 이유가 바로 멀티 서비스, 멀티 클라우드, 멀티 도큐먼트을 통해 모바일 오피스를 구축했기 때문이다. 물론 당장 사용할 수 있고 비용이 들지 않는다는 점에서 시작했기 때문이다. 이 글을 읽는 독자의 경우, 어떤 느낌인지(내용인지) 알 것이다.  그렇기 때문에 원서비스, 원클라우드, 원 도큐먼트가 무엇인지 알고 제대로 시작해야 한다는 사실을 본 장에서 다루고자 한다.

1. 원 서비스

원서비스란 구글이라는 서비스 전체을 지칭한다.  구글은 지메일(메일), 캘린더(일정관리), 주소록(인맥관리), Gtask(할 일관리), 구글드라이브(문서관리), 피카사(사진관리), 구글행아웃(회상회의)등을 하나의 계정으로 처리할 수 있다.  만약 한메일을 사용하면서 네이버 N드라이브을 사용하고 카카오톡으로 단문전송기능을 한다면 최소한 3개이상의 계정에서 운영해야 한다는 복잡한 과정이 있다. 그러나 구글서비스를 메인으로 한다면 지메일과 구글드라이브, 구글행아웃을 통해 패스할 수 있어 편리하다.

2. 원클라우드

원클라우드서비스란 구글 드라이브서비스을 말한다. 구글 드라이브에는 워드, 엑셀, 파워포인트의 기능을 가지고 있으며 이외에 구글양식, 스크립트, 그림외에 서드파트서비스을 함께 사용할 수 있는 서비스들을 지원하고 있다. 기본적으로 제공하는 서비스은 구글도큐먼트(워드), 구글스프레드시트(엑셀), 구글프리젠테이션(파워포인트), 구글폼즈(양식), 스크립트외에 서드파트 프로그램을 추가함으로써 클라우드화된 다양한 서비스들을 한 개의 계정으로 사용할 수 있다. 서드파트 프로그램에는 마인드맵, 에버노트, 전자결재, CRM서비스등을 함께 제공하고 있어 별도의 서비스나 클라우드 추가나 로그인 없이 사용할 수 있다.

3. 원 도큐먼트

원 도큐먼트란 구글 드라이브안에 있는 프로그램을 통해 만든 원본 파일을 공유하여 작업하고 결재받아서 처리할 수 있다는 것이다.  오프라인 기반에서 문서작업이 이루어진다는 과정아래 다음과 같은 프로세스 과정이 진행된다.  상급자로부터 작업을 지시받으면 담당자는 문서를 작성하는데 원본 파일에 들어갈 내용을 만든후 아랫사람이나 협업을 해야 할 사람에게 협조문서를 만들어 보내야 하고 만든 파일은 수합한 후 다시 문서를 작성해야 한다. 통합된 문서을 다시금 정리한 후 상급자에게 문서를 보낸 후 상급자의 지시에 따라 다시 수정한 후 결재가 이루어진다. 이러한 과정으로 인해 원안문서, 협조문서, 통합문서, 수정문서, 복사문서등 다양한 사본이 나올 수밖에 없다. 그러나 구글의 공유기능을 이용하면 이러한 사본이 없어도 되고 통합하고 수합하는데 걸리는 시간을 절감할 수 있으며 상급자가 간단히 수정할 수 있는 일은 바로 처리할 수 있기 때문에 업무효율과 함께 불필요한 프로세스가 없기 때문에 업무처리가 빠를 수밖에 없다.  특히 보안에 있어서도 해당인만 수정하게 하거나 열람, 댓글만 가능하게 할 수 있고 결제된 문서는 중앙에서 통합관리할 수 있다는 점이 무엇보다 기업의 디지털 자산인 문서관리에 있어 매우 좋은 도구가 될 것으로 본다.