[구글오디오 팟캐스트 20] 기업에서 구글캘린더을 사용해야 할 이유 10가지(2번째시간)

[구글오디오 팟캐스트 20] 기업에서 구글캘린더을 사용해야 할 이유 10가지 ⓶

 

1. [이동현의 구글강좌 연재20] 기업에서 구글캘린더을 사용해야 할 이유 10가지_02.mp3

 

  기업에서 구글캘린더을 사용해야 할 이유 10가지중 두 번째 시간입니다. 구글캘린더을 사용하게 되면 개인일정관리에서부터 기업업무관리, 협업업무처리에 효과적입니다. 금번 강좌에서는 구글캘린더을 사용해야 할 이유에 대해 살펴보도록 하겠습니다. 

6. 다양한 디바이스에서 접속하여 일정관리가 가능합니다.

   안드로이드폰, 블랙베리, 아이폰, 태블릿PC등과 같은 다양한 스마트 디바이스을 통해 일정 확인과 수정이 가능하며 새 일정을 추가하고 참석자를 초대할 수 있습니다. 예를들면 회의에 참석해야 멤버들에게 해당 메일을 보내면서 회의에 첨부파일을 일정에 등록해 놓으면 회의전에 관련정보을 파악할 수 있으며 회의장소가 모르는 분들에게 구글지도을 첨부할 수 있어 쉽게 회의장소에 찾아갈 수 있다.

7. 캘린더 알림기능을 이용하여 SMS나 메일로 일정을 통보 받을 수 있습니다.

   구글 캘린더에 회의일정을 잡는 것을 잊었을 경우 스마트폰을 통해 일정을 잡을 수 있습니다.  구글 캘린더 계정으로 로그인하고, 오른쪽 위의 설정을 누르고, 캘린더 설정을 선택합니다.  그리고 모바일 설정탭을 클릭한 뒤, 국가, 전화번호, 그리고 이동 통신사를 입력합니다. 입력 후 스마트폰으로 인증코드가 전송되며 이 코드를 입력하고 “설정마침”을 클릭합니다.  설정이 완료되면  구글갤린더에 들어가 내용과 시간등을 기록한 후 일정을 등록합니다.  사용자는 잠시 뒤 승인문자를 받을 수 있으며, 캘린더 상에 새롭게 등록한 일정이 나타납니다. 이처럼 캘린더 알림기능을 이용하여 SMS나 메일로 일정을 통보 받을 수 있습니다.

8. 캘린더 일정에 첨부파일 추가할 수 있습니다.

   회의 참여자들 간에 문서 공유시  페이지 오른쪽 위의 기어 아이콘을 클릭한 후 실험실을 선택한 후 구글 캘린더의 실험실 섹션을 방문하여  일정첨부파일(Event attachments)를 찾아 사용을 클릭하고, 그 뒤 저장을 누릅니다. 일정첨부파일은 일정에 구글독스(Google Docs)의 워드문서, 스프레드시트, 프레젠테이션을 첨부하거나 컴퓨터에서 파일을 업로드할 수 있도록 해주는 실험적인 기능을 통해 캘린더에 첨부파일을 넣을 수 있습니다.

   구글독스의 문서를 공유시 사전에 접근 권한을 주어야 한다. 첨부파일과 권한 설정을 해 두어야 한다.  일정첨부파일을 활성화하고 나면, 일정 설명아래에 첨부파일추가(Add attachment)링크가 나타나며  이를 클릭하면, 구글독스 문서를 찾아보거나 컴퓨터로부터 파일을 업로드할 수 있습니다.

9. 자동거부 예약기능을 사용할 수 있습니다.

    휴가나 출장으로 인해 떠날 계획이 있거나 다른 중요한 약속이 있는 경우, 구글 캘린더 실험실의 자동으로 일정거부를 통해 휴가나 출장등을 방해 받지 않고 처리할 수 있습니다.

    기능을 사용하기 위해서는 화면 우측상단에 있는 기어 아이콘(gear icon )을 클릭하고, 실험실을 선택합니다. 해당 기능 옆의 사용을 클릭하고, 페이지 아래의 저장을 클릭하면 됩니다.  사용시 사용자가 부재중인 기간을, 미리 달력에 표시할 수 있도록 해 주며,  다른 누군가가 이 기간의 일정 초대를 보내는 경우, 구글 캘린더는 자동적으로 이를 거부할 수 있습니다.

10. 키보드 단축키을 활용할 수 있어 일정 예약, 회의일정, 행사관리가 쉽게 관리됩니다.

    지메일과 동일하게 단축키을 통해 쉽게 일정을 관리할 수 있습니다. 일정만들기, 일일, 주간, 월간 일정보기을 지원하고 있습니다. 지메일에서, 구글캘린더외에도 구글에서는 각종 단축키을 통해 업무을 효과적으로 처리할수 있도록 지원하고 있습니다.