[구글강좌] 구글유저의 지메일 200% 활용법

[구글강좌] 구글유저의 지메일 200% 활용법

    메일은 스마트워크에 있어서 가장 중요한 업무도구이자 소통의 도구이다.  이러한 업무도구을 어떻게 효과적으로 활용하느냐에 따라 업무처리의 속도와 효과는 상상외에 많은 차이가 난다. 그러므로 구글유저들에게 있어 가장 효과적으로 지메일을 활용할 수 있는 방법에 대해 살펴본다.

1. 모든 메일은 받는 편지함으로(단 필터링한 메일은 해당 편지함으로)

  수신되는 모든 메일은 받은 편지함으로 받는다. 단 필터링한 메일은 해당 메일 편지함으로 받는 것이 효과적이다.  업무편지함, 개인편지함, 검색편지함으로 자신에 맞는 편지들을 해당 편지함을 만들어 관리한다.

2. 2분이내에 처리할 수 있는 메일은 바로 신속하게 처리한다.

  2분안에 처리할 수 있는 메일에 대해서는 당장 처리한다는 원칙을 가진다.  물론 2분 이내로 처리할 수 있는 중요한 메일의 경우에는 제외한다.  바로 회신할 수 있는 메일의 경우에는 Reply을 통해 답신한다. 그리고 불필요한 메일의 경우에는 바로 삭제하고 스팸의 경우에도 스팸편지함에 등록하여 다시는 해당 메일이 받은 편지함으로 들어오지 않도록 한다.

3. 송수신되는 메일중에 잊지 않고 관리해야 하는 메일의 경우에는 별표마크(flag)을 한다. 

  별표한 메일의 경우에는 업무가 처리되면 별표을 삭제하여 둔다.  별표마크의 목적은 업무을 잊지 않고 지속적으로 관리하기 위해서이다.

4. 임시보관함은 작성중인 메일이나 처리하고자 하는 업무을 메일로 작성한 후 저장한다. 

  임시보관함에 들어간 메일은 일정기간 또는 나중에 관심을 쏟아야 하는 업무들을 처리할 때 사용한다.

5. 라벨과 필터로 필요한 메일들을 관리한다. 

  지메일의 경우 라벨을 만든후 필터로 해당 라벨편지함으로 메일을 보내어 관리한다.  라벨을 만들 경우 라벨앞에 숫자을 붙이거나 색상을 넣어 라벨을 만든다.  만든 라벨에 해당 메일들을 필터링하면 스팸으로 처리되지 않는다.