기업과 학교에서 문서결재시스템인 콜러베이트솔루션을 사용할 때 좋은점

기업과 학교에서 문서결재시스템인 콜러베이트솔루션을 도입해야 할 이유(지메일, 구글앱스)

콜러베이트은 넷킬러에서 만들어 지메일사용자들에게는 무료로, 구글앱스 사용자들에게는 유료로 판매되는 제품이다. 지메일사용자의 경우 자신의 구글드라이브 공간을 각종 문서와 파일들로 넣어 usb대용으로 사용하는 분들이 있는데 구글드라이버의 공간을 구글문서들과 전자결재시스템의 공간으로 활용할 수 있다.

지메일이나 구글앱스 사용자라면 구글 문서를 사용하여 문서의 공동 작업을 가능하게하는 클라우드 기반의 솔루션을 사용중일 것이다. 이 공간을 콜라베이트을 통해 문서를 만들거나 문서을 공유, 문서을 결재할 수 있으며 나아가 문서공유 현황을 검색, 조회할 수 있는 문서 승인 시스템이 바로 콜러베이트이다. 복잡한 전자결재시스템을 단순화하여 구글문서들을 전자결재시스템에 올려서 문서을 상신하고 결재권자가 승인하면 문서는 관리자 아카이빙 공간에 자동으로 저장되고 문서 관리자는 문서의 소유자가 되고 승인시 자동으로 저장되기 때문에 문서관리에 효과적이다. 물론 구글앱스의 경우이다. 지메일의 경우에는 기안자와 결재자와의 과정은 구글앱스와 동일하나 문서의 소유권은 개인에게 있다. 그렇기 때문에 지메일사용자들만으로 된 결재시스템을 구축시 결재자는 결재요청 문서을 별도로 저장해 두어야 한다. 이점이 불편하지만 무료라는 점에서 충분히 고려할 만하다.

그렇다면 어디에 이 솔루션을 사용할 것인가라는 점이 나올 수 밖에 없다. 콜러베이터는 기업과 학교에서 활용하기에 적당할 것 같다.

기업의 경우 계약, 견적, 인보이스 등과 같은 공식문서를 고객이나 상급자에게 제출하여 검토를 요청할 수 있다. 결재나 검토가 완료되면, 코멘트와 함께 승인이나 거절을 받을 수 있으며, 구글앱스의 경우 승인된 문서(결재완료된 문서)는 처리되어 해당 문서 관리자의 구글 드라이브 내에 중앙 아카이빙 되므로 유출 등을 방지할 수 있다. 앞서 말한 것처럼 지메일의 경우에는 기안자가 문서의 소유권을 가지고 있기 때문에 결재자는 별도로 보관처리하거나 pdf파일이나 종이로 인쇄하여 보관해 두어야 한다.

학교의 경우 학생들에게 리포트, 숙제 같은 문서를 교사에게 제출한 뒤 평가를 받을 수 있다. 코멘트 등도 교사의 구글 드라이브에 저장되며 앞서 기업의 경우와 동일한 과정을 가진다.

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