한글문서 콜라베이터솔루션을 통해 전자결재하기

한글문서 콜라베이터솔루션을 통해 전자결재하기(4)

구글문서도구로 생성한 문서외에 마이크로소프트사의 워드, 엑셀, 한글과 컴퓨터사의 한글등을 콜라베이터 솔루션을 통해 전자결재을 할 수 있다.  물론 한글문서의 경우에는 해당 프로그램이 컴퓨터나 스마트기기에 설치되어 있어야 한다. 그리고 구글문서와 달리 다운로드후 내용을 확인가능하다. 이에 비해 구글문서의 경우는 미리보기 기능을 통해 문서의 내용을 확인할 수 있다.  일반문서을 콜라베이터솔루션을 통해 처리하게 되면 문서을 중앙화, 통합검색, 권한관리가 가능하다는 이점이 있다. 

1. [문서관리] 탭에서 문서리스트 중에 구글드라이브 및 일반문서를 선택한다.

일반문서을 선택하거나 구글 문서도구을 통해 작성된 문서을 선택할 수 있다. 수강신청자 등록현황 실시간으로 확인하기 문서를 더블클릭한다.

2. 문서에서 “결재협업" 버튼을 클릭합니다.

팝업창이 나오면서 우측상단에 결재협업 아이콘을 클릭한다.

3. 미리보기로 문서내용을 확인한다.

전자결재 작성페이지가 생성이 되면서 일반파일의 경우 미리 보기가 제공이 된다. 미리보기가 제공되지 않는 경우는 기존 파일처럼 다운로드 하여 볼 수 내용을 확인할 수 있다.  한글문서의 경우에는 다운로드 해서 내용을 확인한다.

4. 승인 라인을 입력한 후 상신한다.

사용자추가 단추을 누르면 외부결재자가 나타나면 좌측에 있는 결재자를 더블클릭한다. 그러면 외부결재자 아래에 더블클릭한 사람의 이메일 주소가 입력된다.

5. 문서명이 자동으로 입력된다.

문서명이 입력되고 나면 일반적인 프로세스처럼 전자결재가 가능해 진다. 문서명 아래에 있는 상신아이콘을 클릭한다. 그러면 결재자에게 관련 메일이 발송되며 결재자는 메일을 통하거나 콜라베이터을 통해 결재할 수 있다. 

notes 콜라베이터을 통해 작성된 문서들은 종이로 인쇄하거나 및 전자문서로 사본을 저장할 수 있다.  지메일 사용자의 경우라면 문서결재시 문서의 권한을 이전하거나 변경하여 관리할 수 있으며, 구글앱스의 경우에는 문서권한이 자동으로 최고관리자에게 넘어가 관리되도록 시스템이 구성되어 있다.

 

콜라베이터 문서을 종이로 인쇄시 화면자료