구글앱스 Vault로 기업의 디지털자산을 보호한다.

구글앱스 Vault로 기업의 디지털자산을 보호한다.

  구글앱스 볼트는 기업의 디지털자산을 관리할 수 있는 도구이다. 사내에서 처리되는 메일이나 파일들이 외부로 유출되었는지 확인할 수 있으며 만약 누군가에 의해 자료가 유츨되었다면 전자증거역활을 할 것으로 보인다.

  전자증거개시제도는 2006년 미국 민사소송에 처음 도입되었으며, 소송 과정을 공정하고 합리적으로 진행하기 위해 공판 시작 전 원고와 피고가 서로 합의한 범위 내에서 사건과 관련된 이메일 등 각종 디지털 자료를 공개하는 제도이다. 이 제도는  미국을 비롯해 영국과 캐나다, 호주에서 활용되고 있는데 기업이 소송 상황에서 이메일 등 전자정보를 증거로서 법원에 제출하는 것으로 전자정보 관리 미흡으로 불리한 판결을 받는 사례가 늘면서 많은 기업들이 관련 SW 도입에 나서고 있는 가운데 있다. 이 제도에서 사용되는 구글앱스 솔루션이 바로 볼트이기 때문이다.

1. 볼트의 주요특징

  (1) 자료와 정보관리에 효과적이다. 정보와 데이터가 한곳에 저장되고 관리되기 때문에 별도의 아카이브 장소에 중복되어 데이터가 저장되는 필요성을 제거할 수 있으며  데이터를 이관시 발생되는 이슈와 데이터 왜곡현상을 줄일 수 있다.

  (2) 이메일과 채팅 데이터 보관 정책에 따라 모든 정보들이 저장된다. 메일과 채팅 메시지의 보관 규칙을 정의한 후  법적 사안으로 보호를 받아야하는 데이터는 삭제 되지 않고 보관되도록 할 수 있으며 나아가 데이터 변조의 위험을 감소시킬 수 있도록 하고 있다.(아카이빙 저장 용량 무제한, 구글이메일저장, 보관기간 무제한, 채팅기록 아카이빙기능) 

  (3) 법적사안에 따라 특정한 메시지을  보관한다. 법적사안에 대한 특정한 메시지들은 일반적인 보관주기를 넘어 보관될 수 있다.(Legal Hold & Preservation)

  (4) 구글검색엔진 기반의 eDiscovery 도구로 특정한 법적사안을 검색할 수 있다. 권한이 있는 사용자에게 데이터에 대한 특정한 법적사안에 대해 검색할 수 있도록 허용할 수 있다. 

2. 구글앱스 Vault 사용하면

  (1) 법적 준수 및 소송에 대한 위험요소를 줄일 수 있다. 메일보관(email retention), 처리(disposition), 소송 보호 자료(legal hold)를 위한 일련의 프로세스를 정의하는 Information Governance 와 eDiscovery 역량을 지원한다. 

  (2) 저렴한 비용으로 운영가능하다. 기존의 메일 관리, 수집, 보관처리와 함께 오프라인기반의 자료들을 관리 운영시 많은 비용을 지불해야 했다면 이런 문제들을 해결할 수 있다.

  (3) 신속한 분석과 평가가 가능하다. 메일, 채팅 데이터에 대한 신속한 대처가 가능하고 사내의 중요한 자료들이 외부로 노출된 경우 어떻게 처리해야 하고 어떤 자료들인지에 대해 분석할 수 있다.

  (4) 부담없는 시스템 업그레이드가 가능하다. 이러한 솔루션을 구축하려면 초기투자비용과 유지비용, 업그레이드비용이 마련되어야 한다. 그런데 볼트을 이용하면 이러한 비용과 관리에 대한 기술적인 부분에 대해 특별한 어려움없이 가능하다.

관련동영상 :

https://www.youtube.com/watch?v=YWcaOvwBk4w

 

Google Apps Vault Demo :

https://www.youtube.com/watch?v=ob9lVeb-dT8